Kontrollutvalget vil ha ytterligere utredning om arkivering

Kontrollutvalget i Søgne kommune ønsker flere detaljer besvart og sender derfor saken omtalt som «forsøk på sletting i arkivet» tilbake til sekretariatet for ny oppfølging. 

Saken kom på kartet til kontrollutvalget 26. september etter at utvalgsleder Jan Stubstad mottok en e-post fra ordføreren om saken i forkant av septembermøtet. 

Utgangspunktet for henvendelsen til kontrollutvalget er et notat skrevet av ordføreren den 13. juni. Notatet ble arkivert, men var på et tidspunkt ikke mulig å finne igjen i arkivet. Saken ble først diskutert i kontrollutvalgets møte i september og sekretariatet fikk da i oppdrag å utrede saken for kontrollutvalget. 

Sekretariatet har nå på bestilling fra kontrollutvalget gitt et tilsvar til utvalget og anbefaler at sekretariatets redegjørelse tas til orientering. Videre at kontrollutvalget skal be revisjonen ta med spørsmålene og problemstillingene denne saken reiser i sitt videre arbeid med forvaltningsrevisjon av arkivområdet. 

I sitt skriftlige svar til sekretariatet redegjør rådmannen for hva som skjedde fra 6. juni da innkallingen til kommunestyremøtet 12. juni ble sendt ut. Han skriver om hvorfor saksfremlegget til den aktuelle saken ble trukket tilbake for så å bli sendt ut på nytt. Årsaken er at det var enighet om å vente til etter at Stortinget hadde fattet sitt vedtak om å slå sammen Songdalen, Søgne og Kristiansand i sitt møte 8. juni.

I redegjørelsen til kontrollutvalget skriver sekretariatet at det må skilles mellom selve sakslisten til møtet og saksutredningene som følger hver enkelt sak. Ordføreren har ansvar for å sette opp sakslisten, men det er rådmannen som er ansvarlig for saksutredning. I det omdiskuterte tilfellet er ikke sakslisten endret etter at ordføreren har sendt denne videre til administrasjonen. Det var selve saksfremlegget som ble trukket tilbake fordi dette etter rådmannens vurdering ikke skulle sendes ut før Stortinget hadde gjort seg ferdig og truffet et vedtak. Sekretariatet sier likevel at diskusjonen som har oppstått kunne vært unngått dersom ordfører og rådmann hadde hatt klare rutiner for hvem som gjør hva. De peker også på at det hadde vært naturlig med dialog i en situasjon som den det her er snakk om. 

Ordfører Astrid Hilde understreket for kontrollutvalget at det aktuelle saksfremlegget ikke er et notat hun hadde produsert selv, men et dokument mottatt fra ordfører Greibesland i Songdalen. Dokumentet skulle sikre at de tre kommunene var samstemt og kunne fatte likelydende vedtak når de møttes til felles møte 20. juni. Om notatet som ble sendt den 13. juni sier Hilde at det var avgjørende at innkalling og formaliteter til møtet den 20. juni var korrekt for å unngå at formelle feil kunne føre til forsinkelser i den prosessen som var initiert av Fylkesmannen. 

Utvalgets medlemmer brukte lang tid på debatten om hvem som gjorde hva og hva som kunne vært annerledes og kom bare i liten grad inn på sakens utgangspunkt, hva som skjedde med hensyn til arkiveringen av ordførerens notat i etterkant av møtet 12. juni. 

Til dette skriver rådmannen i sitt svar til sekretariatet at bakgrunnen for at man ønsket å vurdere hvorvidt saken var arkivverdig og under hvilken sak den eventuelt skulle arkiveres, knytter seg til hvordan ordføreren behandler en ansatt i kommunen. En nærmere redegjørelse for dette ble gitt i et lukket møte i forrige kontrollutvalgsmøte. 

I kommentaren fra sekretariatet fremgår at man her er av den oppfatning at dokumentet ikke skulle vært slettet, men at det kunne vært skjermet med hjemmel i lovverket. Ordføreren sier i en kommentar at dette allerede var ivaretatt da dokumentet ble arkivert.

På spørsmål bekrefter administrasjonen at dokumentet nå befinner seg i arkivet og at avviksmeldingen som er behandlet parallelt med saken i kontrollutvalget er ivaretatt. Sekretariatet har ikke ønsket å foreta ytterligere kontrolltiltak, men vil komme tilbake til problemstillingen i den forvaltningsrevisjonen som starter opp om kort tid. 

Utvalgsleder Stubstad var forundret over at sekretariatet var tilfreds med svaret fra administrasjonen og ville ha en dypere utredning av arkivhåndteringen og rolleavklaring mellom rådmann og ordfører. Et samlet utvalg formulerte etter en lang debatt en ny bestilling til sekretariatet og vil ha saken opp til ny behandling når utvalget møtes igjen i januar. 

Sist oppdatert 08.12.2017 klokken 20:05 av Jon Aamodt

- Møtet 20. juni var det aller viktigste på lang tid og det var utrolig viktig at ingen formelle feil skulle komme i veien for de vedtak som var nødvendig å fatte, sier ordfører Astrid Hilde om hvorfor hun ville gardere seg da innkallingen ble sendt. (Foto: Jon Aamodt)