- Det handler om å gjøre noe fornuftig

Kontrollutvalget i Søgne kommune inviterte tirsdag rådmann Kim Høyer Holum for å orientere og svare på spørsmål i flere saker som var til behandling i utvalgets møte. Første sak handlet om når resultatene av den såkalte 10-faktorundersøkelsen ble gjort kjent for kommunestyrets medlemmer.

- Er motiverte for de oppgavene de skal utføre

- Det har vært reist spørsmål om når resultatene av 10-faktorundersøkelsen var klare og når disse ble gjort tilgjengelige for de folkevalgte siden resultatet er referert til i et kommunestyrevedtak den 30.3, sa kontrollutvalgets leder Jan Stubstad (H).

Stubstad unnlot å nevne at det var han selv som også tidligere har tatt opp denne saken i kommunestyret etter at kommunens øverste folkevalgte organ har fattet vedtak og også har hatt anledning til selv å gå gjennom bakgrunnen for nevnte vedtak.

- Ikke arena for omkamp

I sin saksforberedelese har også utvalgets sekreteriat minnet om at «På generelt grunnlag minner sekretariatet om at utvalget ikke skal brukes som arena for «omkamp» om politiske saker der flertallet i kommunestyret eller politiske utvalg har fattet et vedtak. Utvalget kan heller ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer eller vurdere hensiktsmessigheten av politiske vedtak».

Rådmann Kim Høyer Holum og kommunalsjef Gustav Skretting gav en detaljert orientering som konkluderte med at hovedtrekkene i undersøkelsen var kjent mandag 27. mars og ble omtalt i mandagsmøtet samme dag. Påfølgende dag ble det gitt informasjon om at administrasjonen var klar til å presentere resultatet for kommunestyret torsdag 30.3, men ordfører Astrid Hilde ønsket ikke denne informasjonen til de folkevalgte før saken hadde gått sin normale runde via administrasjonsutvalget.

Stubstad konkluderte etter dette med at resultatene av undersøkelsen ble publisert den 5. april. I diskusjonene om hva som skal være utvalgets vedtak repsliserte utvalgsmedlem Marianne Bakke Meiholt at administrasjonen må oppleve at det er potensial for forbedring. Dette fikk rådmannen til å stille spørsmål om kontrollutvalget mener det er administrasjonen som har ansvar for det politiske vedtaket etter at administrasjonen har håndtert informasjonen etter den politiske ledelsens ønsker.

- Det handler om å gjøre noe fornuftig

Rådmannen var også invitert til å svare på spørsmål etter at kontrollutvalget er blitt kjent med gjennom media at det skal ha blitt ansatt ny arkivleder uten at denne stillingen skal ha vært utlyst.

Avdelingsleder Dag Morten Frantzen gav utvalget en bred orientering om prosessen rundt ansettelsen og en god faglig begrunnelse på fremgangsmåten som er benyttet. (Bildet til venstre: Rådmann Kim Høyer Holum sammen med kommunalsjef Gustav Skretting og avdelingsleder Dag Morten Frantzen under kontrollutvalgets møte tirsdag). (Foto Nicolai Prebensen).

- Dette er folk jeg jobber sammen med hver dag og som er i en presset arbeidssituasjon. For å sikre en god drift så jeg på de kandidater vi hadde etter at det tidligere var lyst ut stilling som arkivmedarbeider. Saken ble drøftet med tillitsvalgte på telefon ettersom dette var i ferien. Dette handler om å gjøre noe fornuftig og at vi har folk i stillingen som har lyst til å jobbe hos oss, sa Frantzen i sin orientering.

Kontinuitet i tjenesten var ifølge Frantzen vektlagt sterkt. En ny ekstern utlysning kunne lett medført 8-10 måneder med underbemanning i en presset avdeling.

Kommunalsjef Gustav Skretting minnet om at ansettelser er delegert til administrasjonen og at alle prosedyrer med tilsettingen er fulgt i samråd med tillitsvalgte. Han minnet også om at dette ikke dreier seg om en lederstilling med budsjett- og personalansvar, men en fagleder med kompetanse innen sitt fagområde.

Til tross for Frantzens redegjørelse om prosessen og henvisning til tidligere søkerliste fra siste stillingsutlysning ved arkivet evnet ikke utvalgsleder Stubstad å se sammenhengen mellom den aktuelle tilsettingen og den tidligere stillingsutlysningen i avdelingen.

Unntatt offentlighet

På kontrollutvalgets saksliste var også en mail oversendt fra ordfører Astrid Hilde (bildet til høyre, foto Nocolai Prebensen) hvor hun ber utvalget se på et notat som er sendt til arkiv og deretter i en periode ikke synes å ha vært tilgjengelig.

Rådmannen sa i sin innledning at det finnes dokumenter unntatt offentlighet i denne saken. Dette var opplysninger har var klar til å dele med utvalget, men da i et lukket møte ettersom det berører tjenestelige forhold til en ansatt i kommunen. Han understreket at dette ikke gjelder rådmannen selv, men en annen ansatt. Han la til at det har kommet begjæring om innsyn i aktuelle dokumenter, men at dette er avslått. Dette er i sin tur påklaget, men endelig svar fra Fylkesmannen foreligger ikke.

Han gav likevel en detaljert forklaring på forholdet som er omtalt i notatet og som gjelder utsendelse og tilbakekalling av saksfremlegg i forbindelse med kommunesammenslåingen. Både Stubstad, Peder Johan Pedersen og Marianne Meiholt tok i ulike vendinger opp kommunikasjonen mellom ordfører og rådmann. (Bildet t.v. Peder Johan Pedersen og Marianne Meiholt i kontrollutvalget tirsdag. Foto Nicolai Prebensen.)

- Det er noen prinsipper som er grunnleggende i forhold mellom ordfører og rådmann og som jeg ønsker å få belyst, kommenterte Pedersen.

Forvaltningsrevisjon i arkivtjenesten

Utvalgets sekreter minnet om at utvalget skal ta stilling til en forvaltningsrevisjon og at arkivtjenesten er et prioritert område for denne. Han mente det kan være naturlig å se på hendelsen fra arkivet i sammenheng med revisjonen dersom utvalget velger dette fagområdet nå.

Rådmannen ønsket også at utvalget skulle få tilgang til så mye informasjon som mulig før de tar stilling til videre saksgang. Ettersom det omtalte notatet omtaler tjenestelige forhold til en ansatt måtte resten av informasjonen til utvalget gis bak lukkede dører.

Dette er en sak N247 kommer tilbake til.

Sist oppdatert 26.09.2017 klokken 20:57 av Nicolai Prebensen