- Behov for uformelle møter

Kontrollutvalget i Søgne kommune ønsker at kommunestyret skal ta stilling til dagens praksis hvor politisk og administrativ ledelse i kommunen møtes for å planlegge og koordinere fremdrift av politiske saker.

Kommunens praksis med diverse uformelle fora hvor politikere og administrasjon møtes for å forberede saker og planlegge formelle møter har vært satt under lupen. Alle kommunale møter hvor vedtak fattes er i utgangspunktet åpne for presse og publikum dersom ikke det behandles saker som av konkrete grunner skal være unntatt offentlighet. De problematiske samarbeidsforholdene den seneste tiden har avstedkommet ulike arbeidsgrupper og uformell møtevirksomhet. Dette har i stor grad hatt til hensikt å bedre samarbeidsklma i den politiske ledelsen og mellom politisk og administrative ledelse.

Orienterte om status

Som eneste representant for den uformelle møtevirksomheten var ordfører Astrid Hilde kalt inn til kontrollutvalgets møte tirsdag for å å orientere om dagens praksis.

Ordføreren fortalte om en innarbeidet praksis med faste mandagsmøter hvor politisk og administrativ ledelse møtes for å koordinere og planlegge kommende virksomhet.

- Det er behov for uformelle møter for å koordinere og planlegge, men sannsynlighet for at dette glir over i en politisk diskusjon blir større når mange deltar. Formen på møtene må vurderes og være trygt innenfor det som er akseptabelt. Dette ligger til ordførerens rolle. Kontrollutvalget kan ikke bestemme, men kan komme med en uttalelse som kommunestyret må ta stilling til for å finne den riktige formen og forankre en praksis, sa Line Bosnes Hegna som er utvalgets sekretær.

Ikke kontrollutvalget som avgjør

Hun minnet også om at utvalget ikke skal uttale seg om et vedtak er politisk klokt, men kan si om man er bekymret i forhold til saker.

Ordføreren orienterte også om de samarbeidsutvalgene som har vært i aktivitet det siste året. Det er for tiden ingen aktivitet i disse, men samlingene som nå pågår med ekstern veileder er et resultat av arbeidsgruppen som ble nedsatt av formannskapet i fjor.

- Min anbefaling er å avslutte alle uformelle møter, sa kontrollutvalgets leder Jan Stubstad (H).

Revisjonssjef Tor Ole Holbek minnet om at praktisk tilrettelegging ikke må stoppe opp,

Vil redusere omfanget

- Jeg har vært opptatt av å se hva de gjør andre plasser. Der hvor det har vært større grupper som møtes, har disse blitt lagt ned. Rådmann, ordfører, varaordfører og eventuelt opposisjonsleder kan være passelig. De øvrige utvalgsledere kan ha direkte kontakt med kommunalsjefene for de områder som berøres av utvalgene, sa ordføreren. Hun sa videre at det kan være vanskelig å ikke komme inn på saksbehandling når for mange personer deltar i de forberedende møtene.

Kontrollutvalget vedtok etter ordskiftet en uttalelse der de ber kommunestyret behandle saken og oppfordrer til å endre praksis i forhold til å avholde forberedende og koordinerende møter mellom politisk og administrativ ledelse i kommunen.